Préambule


Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) est entré en vigueur le 25 mai 2018 et vient compléter la législation en matière de protection des données à caractère personnel.

IS DATA SOLUTIONS est une société canadienne basée à 1250, avenue de la Station Local 2-304 Shawinigan (Québec). Pour IS DATA SOLUTIONS, responsable de traitement, la protection de vos données est une priorité.

Ainsi, nous avons choisi My Data Solution, société reconnue pour son expertise, en tant que représentant au sens du RGPD. My Data Solution est une société réunionnaise, ayant son siège à Le CARé coworking, 62 Rue Adrien Lagourgue, Piton Saint-Leu 97424, La Réunion.

Un représentant est une entité spécifiquement mandatée par le responsable de traitement. Il est l’interlocuteur privilégié des autorités de contrôle et des individus faisant l’objet des traitements sur toutes les questions relatives à ceux-ci.

Sur l’ensemble de nos traitements, sites internet, nous appliquons la présente Politique de de confidentialité. Celle-ci nous a pour objectif de répondre aux questions suivantes :

Pourquoi avons-nous besoin de vos données ?

Sur quelles bases légales ?

A quoi nos formulaires servent-ils ?

Quelles est l’origine des données traitées ?

À qui vos données sont-elles transmises ?

Pendant combien de temps vos données sont-elles conservées ?

Est-ce que mes données sont transférées hors Union Européenne ?

Comment sont sécurisées mes données ?

Quels sont mes droits RGPD ?

Comment exercer mes droits ?

Quid des réseaux sociaux et de IS DATA SOLUTIONS ?

Nous nous réservons le droit de modifier à tout moment la présente Politique de confidentialité. Toute modification prendra effet immédiatement.

Par conséquent, nous vous invitons à la consulter régulièrement. Notre Politique de confidentialité est accessible depuis toutes les pages de notre site internet https://isdatasolutions.com/.

Pourquoi avons-nous besoin de vos données ?


Nous traitons vos données pour les finalités suivantes :

  • Cookies de mesure d’audience ;
  • La gestion des contrats (gestion des commandes, de l’exécution du service, des factures et paiements) ;
  • La tenue de la comptabilité́ générale et des comptabilités auxiliaires rattachées au contrat ;
  • La gestion des réclamations et des contentieux ;
  • La réalisation d’actions de prospection commerciale et de marketing BtoB ;
  • Effectuer les opérations administratives liées aux contrats, aux commandes, aux réceptions, aux factures, aux règlements, à la comptabilité pour ce qui a trait à la gestion des comptes fournisseurs et éditer les titres de paiement ;
  • Mener des campagnes de communication (sms, mail) à des fins d’information ou d’offres promotionnelles ;
  • Réponses aux demandes de documentation (Formulaire de demande d’information) ;
  • Réponse aux demandes de contact (Formulaire « Être contacté », Formulaire de contact).

Nous ne traitons aucune de vos données à des fins incompatibles avec celles pour lesquelles elles ont été collectées, sauf accord préalable de votre part.

Sur quelles bases légales ?


La base légale d’un traitement de données personnelles est ce qui autorise légalement sa mise en œuvre, ce qui donne le droit à un organisme de traiter des données personnelles. Pour IS DATA SOLUTIONS, ces bases légales sont :

 

Traitement concernéBase légale
Concernant le site Internet
Les cookiesVotre consentement préalable lorsqu’il est imposé par la réglementation, sinon l’intérêt légitime d’IS DATA SOLUTIONS à améliorer la navigation sur son site internet ou à assurer la sécurité de son site internet (spamming, hacking…)
Formulaire de demande d’information, Formulaire de contact, Formulaire « Être contacté »Votre consentement préalable
Concernant la gestion des contrats
Gestion des commandes, de l’exécution du serviceExécution du contrat
La tenue de la comptabilité́ générale et des comptabilités auxiliairesRespect d’une obligation légale incombant à IS DATA SOLUTIONS en matière comptable
Gestion des réclamations et contentieuxIntérêt légitime d’IS DATA SOLUTIONS à l’établissement de la preuve d’un droit ou d’un contrat en cas de réclamation ou contentieux
Concernant la prospection 
La réalisation d’actions de prospection commerciale et de marketing BtoBIntérêt légitime d’IS DATA SOLUTIONS à réaliser des actions commerciales sur ses produits et services
Gestion des comptes fournisseurs
Effectuer les opérations administratives liées aux contrats, aux commandes, aux réceptions, aux factures, aux règlements, à la comptabilité pour ce qui a trait à la gestion des comptes fournisseurs et éditer les titres de paiementGestion des contrats avec le fournisseur, respect des obligations légales incombant à IS DATA SOLUTIONS en matière comptable
Autres
Enquête de satisfaction facultative  Votre consentement préalable
Campagnes de communication BtoB (sms, mail)Intérêt légitime d’IS DATA SOLUTIONS à réaliser des actions commerciales sur ses produits et services ou sur des informations ayant trait à la vie de la société (partenariat, etc.)

À quoi nos formulaires servent-ils ?

Tous les champs dans nos formulaires sont obligatoires. Les conséquences en cas de défaut de réponse sont uniquement l’absence de prise en compte de votre demande.

L’obligation de fourniture des données demandées est contractuelle, car nécessaire à l’exécution du contrat auquel vous être partie ou de mesures précontractuelles réalisées à votre demande, notamment en cas de demande d’informations ou de devis concernant nos produits et services.

De façon générale, les données recueillies par IS DATA SOLUTIONS sont uniquement celles nécessaires au regard de la finalité du traitement mis en œuvre.

FormulaireEmplacementDonnées saisiesTraitement fait
Formulaire de contacthttps://isdatasolutions.com/contacts/noms et prénoms, adresse, email, messageenvoyé par mail à la personne recevant les demande via le site internet. Utilisé afin de contacter la personne ayant soumis le formulaire , informations non stockées en base de données
Demande d’informationshttps://isdatasolutions.com/informations/noms et prénoms, adresse, email, messageenvoyé par mail à la personne recevant les demande de devis via le site internet. Utilisés dans le process commercial pour revenir vers la personne ayant demandé le devis, informations non stockées
Être rappelé Toutes les pages du site https://isdatasolutions.com/noms et prénoms, numéro de téléphone envoyé par mail à la personne recevant les demande de devis via le site internet. Utilisés dans le process commercial pour revenir vers la personne ayant demandé le devis, informations non stockées

Quelles est l’origine des données traitées ?

IS DATA SOLUTIONS collecte différents types de données personnelles vous concernant :

  • Les données personnelles que vous nous communiquez directement :
  • Lorsque vous nous adressé une demande par courriel ou voie postale,
    • Lorsque vous contactez le service client pour poser une question, introduire une réclamation,
    • Lorsque vous contractez avec notre société, 
    • De façon générale, lorsque vous échangez avec IS DATA SOLUTIONS de toute autre manière.
  • Les données personnelles que nous collectons automatiquement :


Nous utilisons des cookies pour collecter des informations vous concernant lorsque vous naviguez sur notre site Internet. Pour en savoir plus sur les veuillez consulter notre Politique Cookies (pour y accéder, cliquez sur « Gestion des cookies », en bas de page).

  • Les données personnelles qui nous sont communiquées :

Dans le cadre de notre prospection ou campagne de communication BtoB, nous pouvons être amenés à acheter ou louer des bases de données à des organismes tiers. Dans ce cas, nous nous engageons à ce que les catégories de données traitées soient uniquement liées à votre état civil et vos coordonnées. Nous nous engageons à faire le nécessaire afin :

  • Que le message commercial soit toujours en adéquation avec votre profil professionnel (son poste, son secteur d’activité) ;
    • Qu’à chaque sollicitation soit proposée de façon claire et non équivoque une façon de quitter notre base prospect ou un lien de désabonnement ;
    • De respecter scrupuleusement votre volonté de vous désabonner et de ne plus faire partie de notre base prospect ;
    • De vous donner toutes les informations exigées à l’article 14 du RGPD lors de la première communication.

Quelles est l’origine des données traitées ?

Lorsque cela est rendu nécessaire pour répondre à la finalité du traitement mis en œuvre, les destinataires de vos données sont :

  • Le personnel habilité de IS DATA SOLUTIONS, dans la limite de leurs attributions respectives ;
  • Les services de IS DATA SOLUTIONS et personnes en charge du contrôle de gestion ;
  • Le personnel habilité des prestataires auxquels IS DATA SOLUTIONS est susceptible de faire appel dans le cadre de son activité. Dans ce cas, un contrat est signé avec le prestataire. Ce contrat définit l’objet et la durée du traitement réalisé par le prestataire, la nature et la finalité du traitement, le type de données à caractère personnel traitées et les catégories de personnes concernées, ainsi que nos obligations et droits respectifs, conformément à l’article 28 du RGPD ;
  • Les organismes financiers teneurs des comptes mouvementés concernant les fournisseurs ;
  • Les auxiliaires de justice et les officiers ministériels dans le cadre de leur mission de recouvrement de créances ;
  • Les auxiliaires de justice et officiers ministériels (avocats, huissiers, notaires, …) ainsi que l’autorité saisie d’un litige pour la gestion des contentieux.

Nous vous informons également que les autorités légalement habilitées peuvent, dans le cadre d’une mission particulière ou de l’exercice d’un droit de communication, demander la communication de données à caractère personnel dans les conditions prévues par le texte fondant leur demande. Dans ce cas, avant de transmettre les données demandées, nous opérons une sélection afin de nous assurer que seules soient transmises les données adéquates et pertinentes au regard de la justification de la communication.

Pendant combien de temps vos données sont-elles conservées ?

De manière générale, nous conservons vos données pendant le temps nécessaire à la réalisation des finalités des traitements mis en œuvre par IS DATA SOLUTIONS, majoré des délais légaux de prescription. A cet égard, nous vous informons que la législation canadienne nous impose de conserver, sans durée de conservation définie, toute information susceptible d’apporter la preuve d’un droit ou d’un contrat en cas de contentieux.

Pour de plus amples informations sur les durées de conservation de vos données, vous pouvez vous rapprocher de notre représentant, My Data Solution, par mail à contact@mydatasolution.fr ou par courrier postal au siège social de My Data Solution en indiquant « A l’attention du DPO ».

  • Formulaire de demande d’information, Formulaire de contact, Formulaire « Être contacté » :

IS DATA SOLUTIONS conservera vos données pendant le temps nécessaire au traitement de la demande.  

  • En matière de prospection ou campagne de communication BtoB :

Les données de nos clients sont conservées à des fins de prospection pendant un délai de 3 ans à compter de la fin de la relation commerciale. De même, les données relatives à un prospect non-client seront conservées pendant un délai de 3 ans à compter de leur collecte ou du dernier contact émanant du prospect.

Au terme de ces délais, nous reprendrons contact avec vous afin de savoir si vous souhaitez continuer à recevoir des sollicitations ou communications commerciales. En l’absence de réponse positive et explicite de votre part, les données seront supprimées ou archivées conformément aux dispositions légales en vigueur.

  • Concernant nos obligations fiscales et comptables :

Vos données seront conservées sous la forme d’archive intermédiaire conformément aux durées légales de conservation imposées par la législation française et canadienne.

  • Concernant les cookies :

Les données sont conservées en adéquation avec la finalité de chaque cookie que nous utilisons. Pour en savoir plus, nous vous invitons à consulter notre Politique cookies (pour y accéder, cliquez sur « Politique cookies », en bas de page).

  • Concernant les fichiers fournisseur :

Les données à caractère personnel recueillies à l’occasion de ce traitement sont conservées conformément aux dispositions légales applicables.

Est-ce que mes données sont transférées hors Union Européenne

Vos données sont hébergées sur des serveurs sécurisés et situés au Canada.

Le Canada est considéré comme un pays reconnu adéquat par l’Union Européenne pour certains traitements spécifiques. Cette adéquation concerne les traitements réalisés dans le cadre de l’activité commerciales (loi PIPEDA).

Dans l’éventualité vos données venaient à être transférées, par le biais de nos sous-traitants notamment, vers un pays ne faisant pas l’objet d’une décision d’adéquation par la Commission Européenne, reconnaissant un niveau de protection équivalent à celui prévu par l’Union Européenne, nous nous engageons à signer avec le prestataire ou le partenaire concerné un contrat-type conforme au modèle établi par la Commission Européenne.

Comment sont sécurisées mes données ?

Nous mettons en œuvre toutes les mesures techniques, physiques et organisationnelles pour assurer la sécurité et la confidentialité de vos données lors de la collecte, du traitement et du transfert de vos données.

Les infrastructures de IS DATA SOLUTIONS sont protégées contre les logiciels malveillants (virus, spyware, …). L’accès physique et distant aux serveurs hébergeant les données est contrôlé. Des tests d’intrusion sont réalisés, ainsi que des sauvegardes régulières avec des tests de restauration. La sécurité de votre terminal, à partir duquel vous vous connectez à notre site Internet, relève quant à elle de votre responsabilité. 

En cas de violation de données à caractère personnel, c’est-à-dire en cas d’incident de sécurité, d’origine malveillante ou non et se produisant de manière intentionnelle ou non, ayant comme conséquence de compromettre l’intégrité, la confidentialité ou la disponibilité de vos données personnelles, nous nous engageons à respecter les obligations suivantes :

 Le « registre des violations » contient les éléments suivants :

  • La nature de la violation ;
  • Les catégories et le nombre approximatif des personnes concernées ;
  • Les catégories et le nombre approximatif de fichiers concernés ;
  • Les conséquences probables de la violation ;
  • Les mesures prises pour remédier à la violation et, le cas échéant, pour limiter les conséquences négatives de la violation ;
  • Le cas échéant, la justification de l’absence de notification auprès de la CNIL ou d’information aux personnes concernées.

Pour autant, et conformément à la réglementation en vigueur, IS DATA SOLUTIONS n’est pas tenue de vous informer d’une violation dans les cas suivants :

  • Vos données à caractère personnel sont protégées par des mesures les rendant incompréhensibles pour toute personne qui n’est pas autorisée à y avoir accès ;
  • Des mesures ont été prises afin que le risque ne soit plus susceptible de se matérialiser ;
  • Cette communication exige pour IS DATA SOLUTIONS des efforts disproportionnés, ne disposant notamment d’aucun élément permettant de vous contacter pour vous en informer.

Quels sont mes droits RGPD ?

Droit d’accès à vos données

Vous pouvez obtenir la confirmation que vos données sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu’elles le sont, l’accès à l’ensemble des données et informations détenues par IS DATA SOLUTIONS.

Droit de rectification de vos données

Vous pouvez obtenir de IS DATA SOLUTIONS, dans les meilleurs délais, la rectification des données vous concernant qui seraient inexactes ou erronées. Vous pouvez également demander que vos données soient complétées, le cas échéant.

Droit à l’effacement de vos données

Sauf exceptions légales, vous pouvez demander à IS DATA SOLUTIONS l’effacement, dans les meilleurs délais, de vos données.

Droit à la portabilité de vos données

Vous avez la possibilité de récupérer une partie de vos données dans un format ouvert et lisible par une machine ou de demander à IS DATA SOLUTIONS de les transmettre à un autre organisme, sous réserve des conditions d’application de ce droit.

Droit d’opposition

Vous pouvez vous opposer à ce que vos données soient utilisées par un organisme pour un objectif précis. Vous devez alors mettre en avant des raisons tenant à votre situation particulière, sauf en cas de prospection commerciale, à laquelle vous pouvez vous opposer sans motif.

Droit à la limitation du traitement de vos données

Vous pouvez demander à IS DATA SOLUTIONS de conserver vos données sans pouvoir les utiliser, dans l’un des cas suivants :

  • Vous contestez l’exactitude des données utilisées par la IS DATA SOLUTIONS;
  • Vous vous opposez à ce que vos données soient traitées ;
  • En cas d’usage illicite mais vous vous opposez à leur effacement, vous en avez besoin pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

Droit de retirer votre consentement au traitement de vos données

Lorsque le traitement de vos données personnelles est fondé sur votre consentement, vous avez la possibilité de retirer, à tout moment, votre consentement. Pour retirer votre consentement au dépôt de cookies, vous pourrez le faire selon les modalités mentionnées dans la Politique Cookies.

Droit de donner des directives post mortem

Vous avez la possibilité de définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données après votre décès. Ces directives définissent la manière dont vous souhaitez que soient exercés, après votre décès, vos droits sur vos données. Vous pouvez nous transmettre ces directives en adressant un courrier, à My Data Solution, selon les modalités définies ci-dessous, en mentionnant en objet « Directives post mortem ». Vous pouvez, à tout moment, modifier ou révoquer vos directives.

Comment exercer mes droits ?

Pour exercer l’un de vos droits, adressez votre demande à :

  • Par mail : contact@mydatasolution.fr;
  • Par courrier postal au siège de My Data Solution, en indiquant « A l’attention de IS DATA SOLUTION ».

Toute demande doit préciser en objet, le motif de la demande (exercice du droit d’accès, d’opposition, …) et dans la mesure du possible vos références client. Elle devra également préciser l’adresse à laquelle doit parvenir la réponse. Le cas échéant, un justificatif d’identité pourra être sollicité afin de s’assurer de l’identité du demandeur.

Nous vous adresserons une réponse dans un délai maximum d’un (1) mois, à compter de la date de réception de votre demande. Ce délai peut toutefois être prolongé de deux (2) mois en raison de la complexité et du nombre de demandes.

Si vous estimez, après avoir nous avoir contacté que vos droits Informatique et Libertés ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL, directement sur le Site de la CNIL ou par voie postale à : CNIL – 3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07.

Quid des réseaux sociaux et IS DATA Solutions ?

Nous sommes présents sur les réseaux sociaux via notamment les pages Facebook, Twitter, LinkedIn et YouTube.

L’accès à ces réseaux sociaux implique au préalable votre acceptation à leurs conditions contractuelles, incluant leurs engagements au regard du RGPD pour les traitements effectués par ces derniers, et ce indépendamment de nos pages présentes sur ces réseaux sociaux. Pour en savoir plus sur la protection de vos données personnelles lors de la navigation sur ces réseaux sociaux, nous vous invitons à consulter leurs politiques de confidentialité respectives.